پلمپ دفاتر قانونی — الزامات، مراحل و نکات کلیدی
پلمپ دفاتر قانونی یکی از الزامات مهم برای تمامی شرکتها و مؤسساتی است که مشمول قوانین مالیاتی هستند. این دفاتر به عنوان اسناد رسمی مالی، مبنای محاسبه مالیات و ارائه اظهارنامههای مالیاتی قرار میگیرند. آشنایی با انواع دفاتر، نحوه ثبتنام و مراحل پلمپ آنها برای هر صاحب کسبوکاری ضروری است .
پلمپ دفاتر چیست و چرا اهمیت دارد؟
تمامی سازمانها اعم از مؤسسات و شرکتها، پس از ثبت شرکت، چنانچه شامل قوانین مالیاتی باشند، میبایست جهت اخذ پلمپ دفاتر خود اقدام کنند تا بتوانند کلیه حسابهای مالی خود را به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند. این دفاتر جزو دفاتر رسمی محسوب میشوند و میبایست تمام فعالیتهای مالی شرکت به صورت خوانا، بدون خطخوردگی یا لاکگیری در آنها وارد شود .
در ابتدای هر سال مالی، شرکتها دفتر نو دریافت میکنند و با مراجعه به اداره ثبت شرکتها، دفاتر مذکور را به تاریخ روز پلمپ قانونی میکنند. در پایان هر سال مالی، هنگام ارائه اظهارنامه مالیاتی، این دفاتر نیز جهت استناد به اداره دارایی تحویل داده میشوند .
انواع دفاتر قانونی
بر اساس ماده ۶ قانون تجارت، هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری شامل موارد زیر داشته باشد :
۱. دفتر روزنامه:
در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معاملات تجاری و اسناد تجاری بر اساس اصول و ضوابط مرتبط با قانون تجارت و استانداردهای حسابداری ثبت میشود. دفتر روزنامه خود به دو نوع تقسیم میشود:
-
دفتر روزنامه عمومی: شامل دو ستون بستانکار و بدهکار است و بیشتر شرکتهای کوچک از آن استفاده میکنند.
-
دفتر روزنامه اختصاصی: برای شرکتهای بزرگ کاربرد دارد و معاملات تکراری در آن ثبت میشود .
۲. دفتر کل:
بر اساس ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفتهای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص داده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند. در دفتر کل، هر شخص یا مؤسسه دارای صفحه و حساب مشخصی است .
۳. دفتر دارایی:
این دفتر برای ثبت داراییهای شرکت استفاده میشود.
۴. دفتر کپیه:
این دفتر برای کپیبرداری از اسناد و مکاتبات تجاری کاربرد دارد.
دفاتر روزنامه و کل به صورت اجباری باید تهیه شوند و از مهمترین مسائل مالیاتی شرکت، ثبت به موقع پلمپ دفاتر است .
نحوه پر کردن دفاتر قانونی
نحوه پر کردن دفتر روزنامه :
-
شماره ردیف (شماره سند حسابداری): شماره سند حسابداری مربوط به رویداد مالی درج میشود.
-
تاریخ: سال در بالای عبارت تاریخ و روز و ماه در ستون مربوطه درج میشود.
-
شماره دفتر کل (عطف): شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند به آن منتقل شده، درج میشود.
-
شرح: در سطر اول حساب بدهکار، در سطر دوم حساب بستانکار و در سطر سوم توضیح مختصری از رویداد یادداشت میشود. برای هر رویداد مالی حداقل سه سطر اختصاص مییابد.
-
منقول از صفحه: پس از اتمام یک صفحه و برای رفتن به صفحه دیگر، شماره صفحه مبدأ در این بخش درج میشود.
-
بدهکار: مبلغ بدهکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل میشود.
-
بستانکار: مبلغ بستانکار موجود در سند حسابداری به این ستون منتقل میشود.
نحوه پر کردن دفتر کل :
-
حساب: عنوان حساب مربوطه در بالای صفحه نوشته میشود.
-
تاریخ: روز و ماه رویداد درج میشود.
-
شماره دفتر روزنامه: شماره صفحه دفتر روزنامه که اطلاعات از آن منتقل شده است.
-
شرح: توضیح مختصری از رویداد درج میشود.
-
بدهکار/بستانکار: ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن رویداد مشخص میشود.
-
تشخیص: پس از جمع موارد بدهکاری و بستانکاری، تفاضل این دو مشخص میکند که باقیمانده بدهکار است (عبارت “بد”) یا بستانکار (عبارت “بس”).
-
باقیمانده: تفاضل بدهکاران و بستانکاران در این ستون درج میشود.
جرایم عدم ارائه دفاتر قانونی
تهیه پلمپ دفاتر جزء قوانین الزامی است و در صورت عدم اجرا، جریمه مالیاتی مشمول شخص یا شرکت مربوطه میشود. شرکتهایی که فعالیت ندارند نیز باید دفاتر مالی خود را تهیه و جهت ثبت عدم فعالیت، دفاتر را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهند. تمام این دفاتر باید به مدت ۱۰ سال بعد از تمام شدن سال مالی نگهداری شوند .
بر اساس قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۴۰ درصد مالیات متعلق است. اگر دفاتر پلمپ شده شرکت توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمهای معادل ۲۰ درصد مالیات در نظر گرفته میشود .
مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری
به دلیل اهمیت بالای امور مالیاتی و ارائه اظهارنامه، ثبت پلمپ دفاتر تجاری نیازمند دقت و رعایت موارد قانونی است. مراحل اصلی عبارتند از:
۱. تهیه دفاتر قانونی (روزنامه و کل)
۲. تکمیل اطلاعات اولیه
۳. مراجعه به سامانه مربوطه یا اداره ثبت شرکتها
۴. ارائه مدارک مورد نیاز
۵. دریافت دفاتر پلمپ شده
در نوین محاسبان جوان، با بهرهگیری از کارشناسان مجرب امور ثبتی و مالیاتی، میتوانید کلیه مراحل پلمپ دفاتر قانونی خود را با اطمینان و بدون دغدغه طی کنید و از بروز جرایم مالیاتی جلوگیری نمایید.